Règlement de La Médocaine VTT du 24 mai 2025 – 25ème Edition 

La Médocaine est une Randonnée VTT, sur des parcours de 27 à 84 kms, ouverte aux hommes et femmes, licenciés ou non, nés avant le :

01.01.2012 pour le circuit Jaune et Bleu

01.01.2010 pour les circuits Mauve, Orange et Vert

01.01.2008 pour les circuits Marron et Rouge

Les mineurs, licenciés ou non à une fédération sportive, devront être accompagnés, soit d’un parent ou tuteur légal, soit d’un encadrement qualifié.

PRÉAMBULE : Charte du Concurrent
Les circuits accessibles dans le cadre de La Médocaine VTT traversent des propriétés privées et ne peuvent faire l’objet d’une pratique sans autorisation préalable de leurs propriétaires.
L’AVTV, Association Vélo Toutes Vignes, organisatrice de La Médocaine VTT, a obtenu de chaque propriétaire, dans le cadre de La Médocaine VTT 2025, cette autorisation.
Les concurrents s’engagent à respecter ce droit précaire de passage.

1 – INSCRIPTIONS

Uniquement sur le site www.medocainevtt.com rubrique “Inscriptions”
Droits d’inscription : 57 € TTC.
Dîner du samedi soir 24 mai sous tente : 42€ TTC. ATTENTION : la participation est interdite aux enfants de moins de 12 ans.
Location VTT : 35€ TTC.(cf point 6 du règlement)

L’inscription comprend :

– Un cadeau de bienvenue
– Frais d’inscription sur un circuit au choix, de sécurité et de balisage
– Assistance médicale
– Les ravitaillements et les animations au départ/arrivée et sur le parcours
– Les sanitaires, douches et postes lavage des vélos à l’arrivée
– Les récompenses individuelles, les prix aux meilleurs déguisés individuels et groupes.

Seules seront prises en considération les 5500 premières demandes d’inscription correspondant au quota de places disponibles fixé par l’organisation.

Modalités

L’acceptation de votre paiement par Carte Bancaire sur notre page sécurisée valide votre commande et réserve l’ensemble des prestations. Vous recevrez un email de confirmation comprenant :

– le N° de votre commande et le détail de votre commande

– L’URL de connexion au site d’inscriptions

– Votre identifiant

– Votre mot de passe

Ces éléments vous permettront à tout instant de suivre l’évolution de votre commande.

Si vous avez commandé pour plusieurs personnes, vous disposez d’un délai de 14 jours pour compléter les fiches de chacun des participants. Passé ce délai, l’organisation procédera automatiquement au rachat des dossards dont les fiches participants n’ont pas été complétées, déduction faite d’une participation pour frais de gestion de 5€ par dossard

Annulation de votre participation

En cas d’annulation de votre part, le remboursement sera possible jusqu’au 31 mars 2025 UNIQUEMENT sur présentation d’un certificat médical de justification.

Le remboursement sera effectué dans un délai maximum de 3 semaines, du montant des dossards annulés, déduction faite d’une participation pour frais de gestion de 5€ par dossard.
ATTENTION ! A partir du 1er avril 2025, aucun remboursement ne sera effectué pour quelque raison que ce soit.

Retrait des plaques-dossards
A la Salle polyvalente Panchon à Arsac selon programme (voir sur le site www.medocainevtt.com). 

ATTENTION : Toute personne n’ayant pas rempli les conditions ci-avant sera considérée comme non participant. En conséquence de quoi, elle ne pourra prétendre à aucune couverture d’assurance de la part de l’organisateur. D’autre part, elle ne sera pas identifiée et prise en charge par les secours de l’organisation, elle n’aura pas accès aux ravitaillements et elle ne bénéficiera pas des cadeaux remis à l’arrivée par l’organisation.

2 – ASSURANCES ET RESPONSABILITE

Assurances

Cette manifestation est couverte par les organisateurs, pour tout participant (licencié ou non), par une police d’assurance de Responsabilité Civile auprès de la compagnie MAIF Assurances.

Chaque participant doit s’assurer personnellement pour sa pratique sportive, pour les risques subis ou causés et doit pouvoir justifier d’une assurance Responsabilité Civile le garantissant pour tout accident envers un tiers ou lui-même.

Responsabilité

Tout concurrent hors délais, (dont les temps sont affichés aux différents postes de ravitaillement) ne sera plus couvert par la responsabilité civile de l’organisateur.
L’organisation dégage sa responsabilité en cas de détérioration de matériel ou d’équipements individuels pendant l’épreuve. L’organisation décline toute responsabilité en cas d’accident, chute, perte, vol, etc.

3 – PARCOURS

Itinéraires
Cartes détaillées des parcours affichés au retrait des dossards et sur le site départ de la Plaine des Sports d’Arsac.

L’usage des parcours de “LA MÉDOCAINE VTT” est exclusif pour la manifestation du fait de la traversée de propriétés privées et ne pourra pas être réutilisé en dehors de la manifestation.

Sécurité
Respect du code de la route sur les portions routières, respect des décisions des organisateurs.

 

Service médical 
Assuré par l’organisation au départ-arrivée et sur le parcours selon les postes médicaux prévus.

Ravitaillements
Sur chaque parcours, environ un tous les 15 kms. Chaque concurrent sera doté d’un bracelet millésimé, à la couleur de son circuit, qui lui donnera accès aux paddocks de l’aire de départ, aux ravitaillements de son circuit et à la ligne d’arrivée.
Ce bracelet devra être mis au poignet.

Dégustations
Il est rappelé aux concurrents que les éventuelles dégustations présentes sur chaque circuit sont à la discrétion des Châteaux et Propriétés traversés.
Le Bracelet des ravitaillements donnera également accès à ces dégustations.

Sanitaires et douches
Les installations du stade municipal d’Arsac sont mises à disposition des participants à l’issue de la randonnée.

Poste de lavage de vélos
A disposition des participants à l’arrivée.

Environnement
Respecter les lieux et l’environnement traversés. Respect des parcs et allées des châteaux.
Interdiction de traverser les rangs de vignes. Respect de la charte du Vététiste.

4 – DROITS D’IMAGE

L’organisation se réserve le droit d’exploiter les photographies et vidéos prises lors de l’épreuve dans le but de promouvoir La Médocaine VTT ainsi que les manifestations sportives qui gravitent autour.

 

5- CONSIGNES IMPORTANTES DE L’ORGANISATION 

*Être assuré pour sa pratique sportive et pour les accidents causés à un tiers

*Port du casque obligatoire

*L’organisation rappelle que l’abus d’alcool est dangereux pour la santé, et vous invite à une consommation modérée, raisonnée et raisonnable des nectars offerts à la dégustation par les Châteaux.

*Respect impératif du Code de la Route et de la signalisation routière mise en place par l’Organisation ainsi que les arrêtés préfectoraux et municipaux des localités traversées et affichés sur les panneaux sur l’aire de départ d’Arsac et du Code de l’Environnement.

*Respect des consignes de sécurité données par le speaker au départ de chaque vague et des ordres donnés par les signaleurs de l’organisation sur l’ensemble des parcours.

L’Organisation décline toute responsabilité en cas de non respect de ces consignes minimales.

L’inscription à cette manifestation implique de facto, de la part des participants, l’acceptation sans réserve du présent règlement.

 

6- CONDITIONS GENERALES DE LOCATION D’UN VTT

L’A.V.T.V. organisatrice de la Médocaine VTT n’intervient que comme facilitateur pour la mise en relation des LOUEURS et des LOCATAIRES. Elle enregistre les locations, lors de l’inscription, locations qui sont effectives à l’encaissement des montants de location définis ci-avant dans le présent règlement (article 1). L’A.V.T.V. remet au LOUEUR le listing des personnes participants à La Médocaine VTT ayant réservé et réglé un VTT.
La location d’un vélo VTT lors de l’inscription à La Médocaine VTT engage les parties à la pleine et entière acceptation des Conditions Générales de Location des VTT.

Obligation du locataire
Le Locataire déclare être titulaire d’une police d’assurance responsabilité civile (cf article 2)
Le contrat de location est conclu avec le Locataire en personne. Il n’est, par conséquent, ni cessible, ni transmissible
Le Locataire reconnait que le vélo est loué en parfait état de marche et s’engage à l’utiliser avec soin. Il déclare avoir eu personnellement toute latitude pour vérifier le matériel et le choisir conformément à ses besoins. Notamment, le locataire reconnaît qu’il lui a été proposé la location de tous les casques correspondant aux cycles loués.
Responsabilité
Le Locataire engage personnellement sa responsabilité à raison des dommages, casse et vol subis par la chose louée. Le locataire dégage le loueur de toute responsabilité découlant de l’utilisation des biens loués, notamment en ce qui concerne les conséquences corporelles, matérielles et immatérielles des accidents de toutes natures.
Toutefois le Locataire ne saurait être tenu responsable des conséquences dommageables des vices cachés du matériel loué ou de l’usure non apparente impropre à l’usage auquel il est destiné, dès lors que la preuve desdits vices ou usure peut être apportée par le Locataire. En cas de casse le Locataire s’engage à restituer le matériel endommagé et celui-ci devra être reconnaissable et complet.
Les dommages subis par le matériel seront facturés au locataire selon le tarif en vigueur.
Propriété
Les biens loués restent la propriété exclusive du Loueur pendant la durée de la location.
La location opère le transfert de la garde juridique du Matériel et engage l’assurance « responsabilité civile » du Locataire en cas de vol et pour l’intégralité des dommages qu’il pourra causer à l’occasion de l’utilisation et de la détention de celui-ci, et ce, jusqu’à la restitution du Matériel au point de location.
Prise en charge et restitution des VTT :
La remise des VTT par les loueurs aux locataires se fera sur l’emplacement défini par l’organisateur devant le lieu de retrait des dossards. Les locataires pourront récupérer les matériels qu’ils ont loués la veille de la manifestation entre 15h00 et 19h00 et le jour de la manifestation de 7h00 à 10h00.
La restitution du matériel loué se fera avant 19h00 le jour même de la manifestation “La Médocaine VTT” sur le site où le matériel aura été retiré.
La location prend effet au moment où le locataire prend possession du matériel et des accessoires qui lui sont livrés. Le locataire en assumera la garde et l’usage sous son entière responsabilité
Lors de la mise à disposition du matériel par le loueur, il est demandé au Locataire de présenter le bon de réservation qui lui aura été remis avec son dossard, une carte d’identité et de déposer une caution en chèque ou par empreinte carte bancaire. Cette caution n’est pas encaissée durant la durée de la location. Lors de la restitution des biens loués la caution est restituée au locataire. Le Locataire autorise le loueur à prélever sur la caution les sommes dues en réparation des dégradations et vols éventuels. Il est convenu que le montant de la caution ne saurait en aucun cas constituer une limite de garantie, le Loueur conservant, le cas échéant, le droit de poursuivre le locataire à l’effet d’obtenir l’entier dédommagement de son préjudice.
Pour des raisons de sécurité le locataire s’engage à signaler au loueur les chocs éventuels subis par les casques
À l’expiration de la durée de location prévue, et en cas de non-restitution, le locataire reste responsable du matériel loué. Sa restitution est obligatoire aux lieux et heures définis ci-avant, sous les peines prévues à l’article 314-1 du code pénal, sans qu’il y ait lieu d’adresser une mise en demeure et sans que le Locataire ne puisse invoquer un quelconque empêchement.
En cas de défaillance technique du vélo en cours de location, le Locataire ne pourra réclamer aucun dommage et intérêt au Loueur. En cas de nécessité d’une réparation, le Locataire devra se présenter auprès du point de location. Il sera procédé à la réparation ou à l’échange du matériel. Seul le Loueur est apte à juger si une réparation relève de l’entretien dû à l’usure normale, à un vice caché et par conséquent à la charge du Loueur ou si la réparation est due à des dommages subis par le matériel pendant la location, et par conséquent à la charge du Locataire qui devra en supporter le montant correspondant.
En cas de non-restitution du matériel loué, la caution sera débitée et le locataire devra régler au loueur le complément de la valeur du matériel.