Image Image Image Image Image

Le Règlement

Règlement de La Médocaine VTT du 20 mai 2017 – 19ème Edition 

La Médocaine est une Randonnée VTT, sur des parcours de 20 à 80 kms, ouverte aux hommes et femmes, licenciés ou non, nés avant le :

01.01.2004 pour le circuit Jaune et Bleu

01.01.2002 pour les circuits Mauve, Orange et Vert

01.01.2000 pour les circuits Marron et Rouge


1 – INSCRIPTIONS

Uniquement sur le site www.medocainevtt.com rubrique “Inscriptions”
Droits d’inscription : 45 € TTC jusqu’au 30 Avril 2017, puis 50 € TTC suivant les places disponibles, le jour du retrait des plaques dossards.
Le contexte généré par les récents attentats et l’instauration de l’état d’urgence incitent les pouvoirs publics à imposer des mesures de sécurité préventives plus contraignantes pour toutes les manifestations de grande envergure . Après les avoir rencontrés, les mesures envisagées génèrent des coûts supplémentaires par rapport aux années précédentes : augmentation du nombre d’agents de sécurité, postes de fouille des sacs, protection des lieux de rassemblement, etc. Coûts que nous sommes obligés de répercuter bien malgré nous. L’ AVTV (Association du Vélo Toutes Vignes) est une association 1901 à but non lucratif, animé par un ensemble de bénévoles non rémunérés. Le budget de la Médocaine VTT est à l’équilibre et ne dégage aucun bénéfice permettant d’assumer ces surcoûts. Le tarif de l’inscription sera pour 2017 de 45€.  Merci de votre compréhension et bonne randonnée à tous.
L’inscription comprend :
– Un cadeau de bienvenue
– Frais d’inscription, de sécurité et de balisage
– Assistance médicale
– Les ravitaillements et les animations au départ/arrivée et sur le parcours
– Les sanitaires, douches et postes lavage des vélos à l’arrivée
– Les récompenses individuelles, les prix aux meilleurs déguisés individuels et groupes.

Les résidents hors France peuvent s’inscrire via l’agence de Voyages Tutti Quanti en achetant un pack « hébergement dossard » (pour toute information : tuttiquanti@medocainevtt.com ) ou individuellement sur le site www.medocainevtt.com  moyennant un mode de paiement par carte bancaire internationale.

Seules seront prises en considération les 6500 premières demandes d’inscription correspondant au quota de places disponibles fixé par l’organisation.

Modalités

L’acceptation de votre paiement par Carte Bancaire sur notre page sécurisée valide votre commande et réserve l’ensemble des prestations. Vous recevrez un email de confirmation comprenant :

– le N° de votre commande et le détail de votre commande

– L’URL de connexion au site d’inscriptions

– Votre identifiant

– Votre mot de passe

Ces éléments vous permettront à tout instant de suivre l’évolution de votre commande

Si vous avez commandé pour plusieurs personnes, vous disposez d’un délai de 10 jours pour compléter ou faire compléter les fiches de chacun des participants. Passé ce délai, l’organisation procédera automatiquement au rachat des dossards dont les fiches participants n’ont pas été complétées.

Vous serez alors remboursés, dans un délai maximum de 3 semaines, du montant des dossards rachetés, déduction faite d’une participation pour frais de gestion de 5€ par dossard.


Si vous ne possédez pas de licence VELO « Pratique des Activités Cyclistes » Classe de Risques R5 EXCLUSIVEMENT en cours de validité pour l’année 2017, il vous faut faire établir par votre médecin un Certificat Médical attestant de votre aptitude à la pratique du VTT en randonnée.
Vous devrez télécharger ce document dans votre compte client / fiche participant.

Après vérification de la validité du document transmis, vous recevrez un email confirmant que votre dossier est complet.

Annulation de votre participation

En cas d’annulation de votre part, le remboursement sera possible jusqu’au 30 Avril 2017 et UNIQUEMENT sur présentation d’un certificat médical de justification.

Le remboursement sera effectué dans un délai maximum de 3 semaines, du montant des dossards annulés, déduction faite d’une participation pour frais de gestion de 5€ par dossard.
ATTENTION ! A partir du 30 avril 2017, aucun remboursement ne sera effectué pour quelque raison que ce soit.

Retrait des plaques-dossards
A la Salle polyvalente Panchon à Arsac selon programme (voir sur le site www.medocainevtt.com). 

ATTENTION : Toute personne n’ayant pas rempli les conditions ci-avant sera considérée comme non participant. En conséquence de quoi, elle ne pourra prétendre à aucune couverture d’assurance de la part de l’organisateur. D’autre part, elle ne sera pas identifiée et prise en charge par les secours de l’organisation, sa prise de temps ne sera pas prise en compte, elle n’aura pas accès aux ravitaillements et elle ne bénéficiera pas des cadeaux remis à l’arrivée par l’organisation.

2 – ASSURANCES ET RESPONSABILITE

Assurances
Cette manifestation est couverte par les organisateurs, pour tout participant (licencié ou non), par une police d’assurance de Responsabilité Civile et Risques divers pour la pratique d’Activité Cycliste Temporaire – ACT – auprès de la compagnie APAC Assurances.

Chaque participant doit s’assurer personnellement pour les risques subis ou causés et doit pouvoir justifier d’une assurance Responsabilité Civile le garantissant pour tout accident envers un tiers ou lui-même

Responsabilité

Tout concurrent hors délais, (dont les temps sont affichés aux différents postes de ravitaillement) ne sera plus couvert par la responsabilité civile de l’organisateur.
L’organisation dégage sa responsabilité en cas de détérioration de matériel ou d’équipements individuels pendant l’épreuve. L’organisation décline toute responsabilité en cas d’accident, chute, perte, vol, etc.

3 – PARCOURS


Itinéraires
Cartes détaillées des parcours affichés au retrait des dossards et sur le site départ de la Plaine des Sports d’Arsac.

L’usage des parcours de “LA MÉDOCAINE VTT” est exclusif pour la manifestation du fait de la traversée de propriétés privées et ne pourra pas être réutilisé en dehors de la manifestation.

Pointages
Tout participant non pointé à la remise des plaques ne pourra être pris en compte par la prise de temps officielle.

Sécurité
Respect du code de la route sur les portions routières, respect des décisions des organisateurs.
Tout abandon doit être signalé à l’organisation pour raison de sécurité.
L’organisation n’assure pas le rapatriement des personnes et des vélos en cas d’abandon quelle qu’en soit la raison.

Service médical 
Assuré par l’organisation au départ-arrivée et sur le parcours selon les postes médicaux prévus.

Assistance mécanique (facultative)
Au départ et à points fixes (ravitaillements).

Ravitaillements
Sur chaque parcours, environ un tous les 15 kms. Chaque concurrent sera doté d’un bracelet millésimé, à la couleur de son circuit, qui lui donnera accès aux paddocks de l’aire de départ, aux ravitaillements de son circuit et à la ligne d’arrivée.
Ce bracelet devra être mis au poignet.

Dégustations
Il est rappelé aux concurrents que les éventuelles dégustations présentes sur chaque circuit sont à la discrétion des Châteaux et Propriétés traversés.
Le Bracelet des ravitaillements donnera également accès à ces dégustations.

Sanitaires et douches
Les installations du stade municipal d’Arsac sont mises à disposition des participants à l’issue de la randonnée.

Poste de lavage de vélos
A disposition des participants à l’arrivée.

Environnement
Respecter les lieux et l’environnement traversés. Respect des parcs et allées des châteaux.
Interdiction de traverser les rangs de vignes. Respect de la charte du Vététiste.


4 – DROITS D’IMAGE

L’organisation se réserve le droit d’exploiter les photographies et vidéos prises lors de l’épreuve dans le but de promouvoir La Médocaine VTT ainsi que les manifestations sportives qui gravitent autour.

5- CONSIGNES IMPORTANTES DE L’ORGANISATION 

*Port du casque obligatoire

*L’organisation rappelle que l’abus d’alcool est dangereux pour la santé, et vous invite à une consommation modérée, raisonnée et raisonnable des nectars offerts à la dégustation par les Châteaux.

*Respect impératif du Code de la Route et de la signalisation routière mise en place par l’Organisation ainsi que les arrêtés préfectoraux et municipaux des localités traversées et affichés sur les panneaux sur l’aire de départ d’Arsac et du Code de l’Environnement.

*Respect des consignes de sécurité données par le speaker au départ de chaque vague et des ordres donnés par les signaleurs de l’organisation sur l’ensemble des parcours.

L’Organisation décline toute responsabilité en cas de non respect de ces consignes minimales.

L’inscription à cette manifestation implique de facto, de la part des participants, l’acceptation sans réserve du présent règlement.